Księgowość w Niemczech. Co trzeba wiedzieć.

Księgowość w Niemczech, czyli co polska firma wiedzieć powinna przed wejściem a niemiecki rynek.  Polska firma, wchodząc lub poszerzając swoją działalność na terenie Niemiec, powinna liczyć się z odmiennością praw i obowiązków księgowych oraz podatkowych, wynikających z prowadzenia działalności na terenie innego kraju.

Mimo otwartych granic oraz stosowania w Polsce Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej, sposób prowadzenia księgowości w Niemczech różni się od polskich norm. Różnice, chociaż niewielkie, mogą się okazać znaczące w razie konroli ze strony urzędu skarbowego. Kontroler skarbowy przeprowadzający czynności sprawdzające może zażądać od przedsiębiorcy przedłożenia ksiąg rachunkowych. Właściwe rozpoznanie zdarzeń gospodarczych i poprawne zapisy w księgach będą stanowiły o wynikach kontroli, dlatego istotne jest, by dysponować fachową wiedzą księgową i podatkową. Poniżej zaprezentowaliśmy kilka podstawowych różnic dotyczących prowadzenia księgowości w Niemczech i w Polsce.

Rok obrotowy

Zarówno w Niemczech jak i w Polsce przez rok obrotowy określa się okres kolejnych 12 miesięcy, zwykle pokrywających się z rokiem kalendarzowym. W obu państwach przedsiębiorcy mają możliwość ustalenia roku obrotowego rozpoczynającego się w dowolnym miesiącu roku kalendarzowego i kończącego po 12 miesiącach od rozpoczęcia, o ile jest to podyktowane specyfiką prowadzonej działalności.

Różnice w określeniu długości trwania roku obrotowego występują w przypadku podjęcia działalności po raz pierwszy. Pierwszy rok obrotowy w Nimczech może zostać skrócony i trwać mniej niż 12 miesięcy, nie ma natomiast możliwości jego wydłużenia (tzw. Rumpfwirtschaftsjahr). Natomiast w Polsce pierwszy rok obrotowy w zależności od półrocza, w którym rozpoczęto działalność, może trwać nawet do 18 miesięcy. Sprawa wygląda podobnie w przypadku zmiany roku obrotowego w trakcie prowadzenia działalności (np. rok obrotowy zamiast rozpoczynać się z początkiem stycznia, będzie rozpoczynał się z początkiem września). W Niemczech istnieje wówczas jedynie możliwość skrócenia roku obrotowego poniżej 12 miesięcy. W Polsce pierwszy rok obrotowy po zmianie nie może być krótszy niż 12 i dłuższy niż 23 kolejne miesiące kalendarzowe.

Obowiązek sporządzania Bilansu i RZiS

W Niemczech obowiązek zamknięcia roku i sporządzenia bilansu wraz z rachunkiem zysków i strat dotyczy wszystkich przedsiębiorców, począwszy od 1-osobowej działalności gospodarczej, po spółki osobowe i kapitałowe.

W Polsce z obowiązku prowadzenia tzw. „pełnej księgowości” zwolnieni są podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych oraz spółki cywilne i jawne osób fizycznych a także spółki partnerskie prowadzące działalność gospodarczą rozliczające się na zasadach ogólnych lub liniowo. Warunkiem jest nieprzekroczenie limitu 1.200.000 euro przychodów. Gdy limit ten zostanie przekroczony, powstaje obowiązek prowadzenia pełnej księgowości i co się z tym wiąże sporządzania bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej.

Czas na sporządzenie sprawozdania finansowego

Kolejną podstawową różnicą jest czas na sporządzenie sprawozdania finansowego, który mają przedsiębiorcy po zamknięciu roku obrotowego.

W Niemczech występuje tutaj podział ze względu na rodzaj i wielkość przedsiębiorstw. Jednoosobowe działalności gospodarcze i spółki osobowe powinny sporządzić sprawozdanie finansowe w czasie odpowiadającym prawidłowemu toku działalności. W praktyce przyjmuje się, może to być nawet w 12 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego, którego to sprawozdanie dotyczy.

Odmiennie sprawa wygląda w przypadku spółek kapitałowych. Tutaj czas na sporządzenie sprawozdania finansowego zależy od wielkości przedsiębiorstwa. Małe firmy mają sześć miesięcy na dokonanie zamknięcia roku. Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to małe firmy składają dokumenty bilansowe najpóźniej do dnia 30 czerwca za rok poprzedni. Duże i średnie przedsiębiorstwa muszą wypełnić obowiązek w przeciągu trzech miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to firmy te składają dokumenty bilansowe najpóźniej w terminie do dnia 31 marca za poprzedni rok obrotowy. Do tego występuje kolejne odstępstwo w przypadku przedstawicieli podatkowych, np. doradców podatkowych prowadzących księgowość firmy. Przedstawiciele podatkowi mają 12 miesięcy na sporządzenie sprawozdania finansowego firmy, czyli jeśli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to mają czas do 31 grudnia roku następującego po roku obrotowym.

W Polsce firmy bez względu na wielkość, o ile podlegają obowiązkowi prowadzenia pełnej księgowości, mają maksymalnie 3 miesiące od dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych na sporządzenie sprawozdania finansowego. Oznacza to, że jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to najpóźniej 31 marca roku następującego po roku obrotowym należy sporządzić sprawozdanie finansowe.

Przechowywanie dokumentacji

Ostatnią opisywaną różnicą w tym artykule jest okres, przez który należy przechowywać dokumentację księgową.

W Polsce księgi podatkowe, ewidencje, rejstry, dowody księgowe (faktury, rachunki itd.), dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe należy przechowywać do momentu, w którym upłynął okres przedawnienia, czyli przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności związanego z nimi podatku.

W Niemczech termin przechowywania ksiąg, rejestrów, dokumentów inwentaryzacyjnych, sprawozdania zarządu, bilansu otwarcia, dowodów księgowych, dokumentów celnych, faktur i rachunków wynosi 10 lat. Pozostałe dokumenty handlowe, które również objęte są obowiązkiem przechowywania, należy zachować przez okres 6 lat. Okres przechowywania zwyczajowo rozpoczyna się wraz z upływem roku kalendarzowego, którego dane dokumenty dotyczą.

Przed rozpoczęciem działalności w Niemczech

Zasady prowadzenia księgowości w Polsce i w Niemczech są zbliżone, ale nie są identyczne. Chociażby na podstawie zaprezentowanych powyżej różnic widać, jak łatwo o niedopełnienie podstawowych obowiązków. Brak wiedzy lub jej niedostatek może prowadzić, w niektórych przypadkach, do fatalnych w skutkach problemów, w tym kar finansowych, nie mówiąc już o dodatkowym nakładzie czasu i stresie związanym z prowadzonymi postępowaniami. Dlatego przed rozpoczęciem działalności w Niemczech należy upewnić się, jakich obowiązków powinno się dopełnić i na co zwrócić szczególną uwagę. Warto także pomyśleć nad skorzystaniem z usług jednostek, biur czy kancelarii specajalizujących się w obsłudze księgowo-podatkowej podmiotów wchodzących na rynek niemiecki. Można mieć wówczas pewność, że księgowość firmy będzie odpowiednio prowadzona zarówno pod względem formalnym, merytorycznym jak i rachunkowym.

 Autorami opracowania są Marek Kilian i Karolina Susło.